Nur Sounds bis maximal 100 kB Dateigröße werden standardmäßig in die Präsentation eingebettet - alles darüber hinaus wird lediglich verknüpft. Sie können diesen Wert so ändern:

• Klicken Sie Office-Menü auf "Powerpoint-Optionen"
• Wechseln Sie zur Rubrik "Erweitert", rollen Sie nach ganz nach unten bis zur Rubrik "Speichern"
• Erhöhen Sie den Wert von 100 kB auf maximal 50.000 kB

Dieser Wert gilt ausschließlich für WAV-Dateien
MP3 und andere Formate werden grundsätzlich verknüpft und nie eingebettet.

Eingebettet werden also WAV-Dateien bis zur voreingestellten Größe und außerdem alle Sounds, die Sie einer benutzerdefinierten Animation oder einem Folienübergang zuweisen. In beiden Fällen können Sie auch nur WAV-Dateien ansprechen.

Wenn Sie eine Präsentation auf einem anderen PC vorführen oder per Mail versenden möchten, müssen Sie deswegen die Sounddateien mitschicken bzw. mit verschieben.

Beachten Sie auch, dass manche Musikdatei mit DRM (Digital Right Management) geschützt ist und möglicherweise nur auf einem Computer abgespielt werden kann.

Beachten Sie, dass Powerpoint bei allen eingebetteten Dateien immer den absoluten Pfad mitsamt Laufwerksbuchstabe speichert - das gibt Probleme, wenn Sie eine Präsentation mit Sound auf einem anderen Rechner spielen möchten. Sie können das nur vermeiden, wenn Sie die Sounddatei vor dem Einfügen in die Präsentation in den gleichen Ordner verschieben, in dem Sie die Präsentation abspeichern werden. Nur dann merkt sich Powerpoint lediglich den Dateinamen und sucht den Sound später immer im gleichen Ordner wie die Präsentation - egal, auf welchem Laufwerk beides mittlerweile gelandet ist.

• Legen Sie einen Ordner an
• Speichern Sie alle Sounddateien in diesen Ordner
• Speichern Sie die Präsentation im gleichen Ordner
• Fügen Sie die Sounddatei ein

Versenden Sie Präsentation und die Sounddateien oder verschieben/kopieren Sie den kompletten Ordner auf ein anderes Laufwerk. Lesen Sie dazu auch die Kapitel über das Brennen auf CD.