Es ist empfehlenswert, die Tabellen in Powerpoint zu erstellen: Schriftgrößen und -arten, Farben und Formen passen genau zu dem Design der Präsentation. Trotzdem werden Sie hin und wieder Tabellen bereits in Word oder in Excel haben und sie in Powerpoint weiterverwenden wollen. Natürlich müssen Sie nicht alles neu schreiben, sondern können die vorhandenen Tabellen übernehmen.

Solange die Tabelle aus wenigen Spalten und Zeilen besteht, erwarten Sie keine Probleme:

• Markieren Sie die Tabelle und kopieren Sie sie
• Erstellen Sie in Powerpoint eine Folie mit dem Layout Leer oder Nur Titel
• Fügen Sie die Tabelle ein

Es ist wichtig, dass Sie sich nicht in ein Textfeld stellen, wenn Sie die Tabelle einfügen. Am besten geht es auf Folien, die keinerlei Platzhalter für Text haben.

Große Tabelle verkleinert Powerpoint, um sie auf der Folie unterzubringen. In früheren Powerpoint-Versionen gab es Beschränkungen, bis zu der Powerpoint Tabellen aus Excel übernahm: ab ungefähr 15 Spalten konnten die Probleme beginnen, weil die Tabelle einfach abgeschnitten wurde. Diese Grenze kann ich bislang in Powerpoint 2007 nicht feststellen.

Tabellen sowohl aus Excel als auch aus Word werden durch das Einfügen zu einer Powerpoint-Tabelle. Sie können die Tabelle anschließend in Powerpoint so bearbeiten, als hätten Sie sie dort erstellt.

Soll die Tabelle sich aus dem Ursprungsprogramm heraus aktualisieren, müssen Sie beim Einfügen verknüpfen.

• Speichern Sie die Präsentation und die Tabelle, aus der die Daten übernommen werden sollen.
  Ich rate dringend dazu, die Dateien zu speichern, bevor Sie etwas verknüpfen! Viele Fehler sind darauf zurückführen, dass eine der Dateien noch nicht gespeichert war.
• Markieren Sie die Tabelle, kopieren Sie sie.
• Wechseln Sie zu Powerpoint und wählen Sie Start / Zwischenablage; klicken Sie auf den Auswahlpfeil unter Einfügen und gehen Sie auf Inhalte einfügen.
• Aktivieren Sie Verknüpfung einfügen, bestätigen Sie mit OK. In der Liste rechts daneben wird je nach Ursprungsprogramm ein anderer Eintrag gezeigt.

Das Bearbeiten verknüpfter Tabellen erfolgt im Ursprungsprogramm. Entweder öffnen Sie in Word oder Excel die Datei, aus der Sie die Verknüpfung gestartet haben und machen dort die Änderungen, oder Sie klicken doppelt auf dem Objekt in der Folie.

Beim Öffnen einer Präsentation mit Verknüpfungen werden Sie mit einem Sicherheitshinweis darauf aufmerksam gemacht. Klicken Sie auf Verknüpfungen aktualisieren, um die neuesten Daten zu holen. Ein Klick auf Abbrechen öffnet die Präsentation, ohne die neuesten Daten aus der Ursprungsdatei zu holen.

Verknüpfungen lassen sich jederzeit aktualisieren. Allerdings ist der Befehl mehr als versteckt.

• Klicken Sie im Office-Menü auf Vorbereiten
• Am unteren Ende der Liste sehen Sie einen sehr unscheinbaren blauen Rahmen mit einem ebenso unscheinbaren winzigen Pfeil nach unten
• Zeigen Sie mit dem Mauszeiger darauf und warten Sie ab, dass die Liste nach unten rollt - sie tut das von alleine.
• Der letzte Befehl ist Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten - der Befehl ist nur zu sehen, wenn in der Präsentation Verknüpfungen vorhanden sind.

Sie können im Dialogfeld die Verknüpfung markieren und von Hand aktualisieren, nach der Quelle suchen oder die Quelle ändern. Außerdem lässt sich hier die Verknüpfung aufheben, was sinnvoll ist, wenn Sie die Präsentation weitergeben möchten und dort die Quelldaten nicht zur Verfügung stehen.