Beim Speichern einer Datei können Sie festlegen, dass Bilder komprimiert oder Schriften eingebettet werden, Sie können Kennworte vergeben und persönliche Informationen aus der Datei entfernen. Alle Optionen finden Sie im Office-Menü unter Speichern bzw. Speichern unter.

• Windows XP: Klicken Sie auf Extras unter der Leiste Arbeitsumgebung am linken Rand des Dialogs
• Windows Vista: Klicken Sie auf Tools links neben dem Button Speichern (rechts sehen Sie den Dialog aus Vista)

Das Menü, das dann aufklappt,sieht unter Vista und XP fast gleich aus. Die Befehle, auf die es hier ankommt, sind identisch benannt. 

• Schriften einbetten: Wählen Sie Optionen speichern und dann Schriftarten in der Datei einbetten. Wenn Sie nur die verwendeten Zeichen einbetten, bleibt die Datei kleiner, kann aber möglicherweise nicht mehr bearbeitet werden. Lizenzrechtliche geschützte Schriften können teilweise nicht eingebettet werden oder dürfen nur zum Anschauen weitergegeben werden.
• Kennwort: Wählen Sie Allgemeine Optionen und dann enweder das Kennwort zum Öffnen oder das zum Ändern. Ein Kennwort zum Öffnen muss bereits zum Betrachten der Präsentation eingegeben werden; das Kennwort zum Ändern kann man überspringen und die Datei ansehen - zum Ändern und Speichern braucht man dann aber das Kennwort. Versionen vor 2000 können kennwortgeschützte Dateien nicht öffnen.
• Autorenname und andere Angaben entfernen: Wählen Sie Allgemeine Optionen und aktivieren Sie Beim Speichern automatisch erstellte persönliche Information aus dieser Datei entfernen. Damit werden der Autorenname aus den Dateieigenschaften und aus den Kommentaren entfernt.
• Bilder komprimieren: Wählen Sie den Befehl Bilder komprimieren. Mit Optionen können Sie die Auflösung bestimmen und wählen, ob bei zugeschnittenen Bildern die abgeschnittenen Ränder gelöscht werden sollen.

Die Dateieigenschaften finden Sie in einem anderen Menü. Klicken Sie im Office-Menü auf Vorbereiten / Eigenschaften. Unterhalb der Ribbon öffnet sich eine Anzeigeleiste mit den Dokumenteigenschaften.
Sie können Autor, Titel, Betreff etc. hier direkt eintragen. Weitere Felder der Dokumenteigenschaften erhalten Sie, wenn Sie auf den Auswahlpfeil klicken und die Erweiterten Eigenschaften wählen.