Nach dem vergeblichen Versuch von Microsoft, das PDF-Speichern direkt in Office 2007 zu integrieren, gibt es jetzt eine halbe Lösung: als PDF oder XPS können Sie speichen, aber nur mit einem kostenlosen Zusatztool von Microsoft. Es integriert sich in Office und Sie können

• beim Speichern die Dateitypen PDF oder XPS wählen,
• direkt beim Speichern unter PDF oder XPS verwenden,
• eine Datei als E-Mail-Anhang im Format PDF oder XPS erstellen.

Allgemeine Informationen zu diesem Tool finden Sie auf meiner Office 2007-Seite.

Sobald Sie als Dateiformat PDF oder XPS auswählen, werden Ihnen zwei Optionen angeboten: Standard oder Mindestgröße. Das Standardformat ist für Veröffentlichung und Ausdruck geeignet; die Mindestgröße ist für den Ausdruck nicht sehr gut. Mit der Schaltfläche Optionen können Sie noch einige Grundeinstellungen definieren. Beispielsweise lässt sich bestimmen:

• welche Folien werden als PDF/XPS gespeichert,
• ob Dokumenteigenschaften mitgegeben werden sollen,
• ob eine Dokumentstruktur erstellt wird,
• dass Schriften, die sich nicht einbetten lassen, als Bitmap gespeichert werden.

Interessant ist z. B. die Möglichkeit, eine zielgruppenorientierte Präsentation als PDF zu speichern. So können Sie die gleiche Präsentation für ein unterschiedliches Publikum als Handzettel vorbereiten.

PDF-Dokumente lassen sich mit dem Adobe Reader oder jedem anderen PDF-Reader anzeigen. XPS benötigt einen Viewer von Microsoft, der in Windows Vista bereits integriert ist und für Windows XP/2003 nachgerüstet werden kann. Die Informationen über XPS sind fast alle auf englisch, aber im Publishing Report habe ich auch deutschsprache Informationen gefunden.